De wet van 28 november 2022, algemeen bekend als de Klokkenluiderswet, betreft de "bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector". Deze wet zet de Europese Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 om in Belgisch recht. Het belangrijkste doel ervan is bescherming te bieden aan melders van inbreuken op de EU-wetgeving op een groot aantal gebieden, binnen een juridische entiteit in de private sectoren.
De Wet is van toepassing op melders van inbreuken op wetgeving in een van de volgende gebieden: overheidsopdrachten; financiële diensten; producten en markten; voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; productveiligheid en productconformiteit; veiligheid van het vervoer; consumentenbescherming; bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens; bestrijding van belastingfraude en sociale fraudebestrijding. Verder voorziet de Wet ook in bescherming voor meldingen als er inbreuken zijn waardoor de financiële belangen van de Europese Unie geschaad worden, en is er eveneens bescherming bij melding van inbreuken die verband houden met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op Unieregels inzake mededinging en staatssteun.
Elke werknemer in de private sector die informatie heeft over dergelijke inbreuken in een werkgerelateerde context kan die melden.
Het kan gaan om:
Anonieme melding of melding op naam
U kan een anonieme melding doen of een melding op naam. Deze meldingen kan u hier via de website doen, onder het tabblad onderaan “whistleblower”.
Wij nodigen u uit om bij een anonieme melding een e-mailadres of telefoonnummer dat uw anonimiteit garandeert op te geven, zodat wij de ontvangst kunnen bevestigen en u op de hoogte brengen van het onderzoek of aanvullende informatie kunnen opvragen. Indien U een dergelijk mailadres of telefoonnummer niet bezorgt, kunnen wij u helaas geen ontvangstmelding sturen en u niet op de hoogte brengen van het resultaat van het onderzoek
U kunt de meldingsverantwoordelijke ook per mail of telefonisch contacteren en, indien u dit wenst, een afspraak maken voor een persoonlijk gesprek. Contactgegevens interne meldingsverantwoordelijke : Dominique Vandewalle
Bevestiging
Als u een melding hebt gedaan, ontvangt u binnen 7 werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Als u het online formulier gebruikt, ontvangt u automatisch een bevestiging van uw melding per e-mail. U krijgt een dossiernummer dat u ons moet doorgeven telkens als u contact met ons opneemt, zodat we u sneller kunnen helpen.
Controle
We controleren of uw melding betrekking heeft op een inbreuk, of een redelijk vermoeden van een inbreuk, op de wetgeving binnen onze organisatie.
Onderzoek en opvolging
Wij voeren een intern onderzoek naar uw klacht
Zodra het onderzoek is gestart, bent u beschermd tegen mogelijke represailles. Alleen personen die bevoegd zijn om ze te raadplegen, hebben toegang om uw melding te onderzoeken.
Opgelet: het melden van een inbreuk ontslaat de melder niet van verantwoordelijkheid voor eventuele inbreuken die hij of zij zelf heeft gepleegd. Wij zullen u informeren over de opvolging van uw melding, in principe binnen drie maanden.
Beëindiging van de meldingsprocedure
Zodra het onderzoek is afgerond, laten we u de resultaten weten.
Als klokkenluider bent u automatisch beschermd tegen represailles, U bent niet beschermd als u opzettelijk valse of oneerlijke informatie hebt verstrekt.
Deze beschermingsmaatregelen hebben ook betrekking op:
De wet verbiedt iedereen om represailles te nemen tegen een klokkenluider of tegen een andere persoon die betrokken is bij de melding. beoordeling, weigering van bevordering, overplaatsing, enz.
Indien U nood heeft aan ondersteunende maatregelen, kan u contact opnemen met het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM).
Om de ontvangst van meldingen en het daaropvolgend onderzoek mogelijk te maken, zullen wij persoonsgegevens verwerken van (i) de klokkenluider die er niet voor heeft gekozen anoniem melding te doen, (ii) de betrokken personen, en (iii) andere personen die kunnen bijdragen aan het onderzoek of tijdens het onderzoek worden vermeld.
De categorieën van persoonsgegevens die wij in het kader van interne meldingsprocedures verwerken zijn afhankelijk van de informatie die door de klokkenluider wordt aangereikt en tijdens het onderzoek wordt vergaard. Deze informatie kan onder meer betrekking hebben op uw naam, functie, contactgegevens, relatie met ons, ervaring, wangedrag, strafrechtelijke inbreuken, sancties, enzovoort. Wij kunnen niet uitsluiten dat deze informatie ook betrekking heeft op bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals informatie waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond kan blijken, of gegevens over uw gezondheid of seksuele gerichtheid. Wij verwerken uw persoonsgegevens om interne meldingen op te volgen, te onderzoeken, en indien nodig, om passende maatregelen te nemen om vastgesteld onaanvaardbaar gedrag aan te pakken.
Voor deze verwerkingen steunen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om op een efficiënte wijze te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen die volgen uit de Klokkenluiderswet, namelijk om in een interne meldingsprocedure te voorzien en de meldingen die aldaar worden gedaan grondig te behandelen. Wij zullen uw persoonsgegevens eveneens verwerken om te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde wetshandhavingsagenten of vertegenwoordigers, rechterlijke autoriteiten en overheidsinstanties of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten, voor zover dit noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen te vervullen. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op eigen initiatief delen met de bevoegde autoriteiten indien er gerechtvaardigde vermoedens zijn dat u betrokken bent of weet heeft van een onwettige handeling of misdrijf. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om bevoegde autoriteiten te helpen bij het voorkomen of onderzoeken van illegale activiteiten.
Wij beroepen ons eveneens op onze gerechtvaardigde belangen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken om onze rechten van verdediging uit te oefenen, de behartiging van onze legitieme belangen of rechten na te streven, en om te handelen in het kader van juridische procedures. In de gevallen dat wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens over u zouden verwerken doen wij dit enkel wanneer deze verwerking noodzakelijk is op basis van een dwingend algemeen belang of om aan specifieke wettelijke verplichtingen te voldoen, wanneer u de persoonsgegevens kennelijk openbaar heeft gemaakt, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Onder de Klokkenluiderswet zijn wij verplicht om een register bij te houden van alle meldingen die wij ontvangen. Wij bewaren de meldingen zowel als alle daaraan gerelateerde informatie, inclusief onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie, minstens totdat de gemelde inbreuk is verjaard en minstens zolang als onze contractuele relatie met de klokkenluider loopt. Dit komt er in principe op neer dat wij alle informatie bewaren voor minimaal vijf jaar tot na het einde van het onderzoek. Het kan evenwel zijn dat gegevens langer bewaard moeten worden in het kader van een gerechtelijk onderzoek of een gerechtelijke procedure. Voor meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken en over de rechten van de betrokkenen in verband met die verwerking, verwijzen wij naar de privacyverklaring op onze website Indien u bijkomende vragen heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van meldingen, kan u per e-mail terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming via dpo@jacops.be.